Het gaat (niet) vanzelf

Over mind@work methode

Inleiding

Organiseren organiseert zichzelf. Organisaties lijken in hun gedrag op mensen. Elke organisatie organiseert zichzelf, werkt zichzelf uit. Net zoals jij jezelf hebt “georganiseerd”. Een organisatie vormt zichzelf, als response of reactie uit de omgeving. Hetzij door zich af te splitsen van een bestaande organisatie, hetzij door zich op te richten in een omgeving van organisaties. Een organisatie verwerkt zaken uit haar omgeving en werkt aan haar omgeving. Ze laat mensen en middelen toe. Ze produceert producten, die ze levert aan andere organisaties. Het organiseren organiseert een model van de organisatie zelf. Dat model vormt ook de besturing ofwel het management. Het managementmodel past bij de organisatie en haar omgeving.

Door organiseren, past een organisatie zich aan. Daarbij organiseert ook steeds het besturingsmodel zichzelf, past zich aan. Naast (en na) een geleidelijke groei, kent een organisatie stapsgewijze veranderingen, die gepaard gaan met een crisis. Na verloop van tijd, organiseert een organisatie ook haar omgeving. Op die manier evolueert een omgeving ook zowel geleidelijk, als stapsgewijs door “revoluties”.

De mind@work methodologie volgt uit het gedrag van complexe zelforganiserende systemen. Ze katalyseert het vermogen tot veranderen, door zich aan te passen aan de natuurlijke wijze van veranderen. De mind@work facilitator stelt zich op als een loods: naast u, zonder autoriteit over team, organisatie, doelen en middelen. Maar met kennis en ervaring van “moeilijke passages” met “onverwachte condities”. Met als resultaat, zelf ontwikkelde veranderingen die werken.

SAS

Complexe zelf-organiserende of zelf-aanpassende (self-adaptive system (SAS)) systemen, gedragen zich in hun aard verschillend en vertonen daarbij steeds dezelfde inherente, complexe structuur. De interne processen organiseren zichzelf binnen een eigen gemaakte scheiding van hun omgeving, door middel van een wand, grens, “muur” of “huid”. De interne processen katalyseren (versnellen, versterken, bespoedigen) elkaar (“autokatalyse”), filteren en modelleren hun omgeving. Daardoor scheppen ze op hun beurt weer hun eigen omgeving.

Drie aspectsystemen Q, F en M

SAS-sen gaan om met toestanden uit hun omgeving (die noem ik hoofdletter Psi, Ψ) en ontvouwen zich in drie kenmerkende verzamelingen (sets) van patronen:

  • Q: sets gedragsprocessen, die al het werk doen, elkaar maken en de “grenzen” onderhouden; Ik duid het aan met Q, Kwartiermaker (Quartermaster)
  • F: sets filterende processen, F, die zowel energie en “voeding” toelaten als waarnemen (= informatie filteren);
  • M: sets processen die “zich herinneren”, “geheugen”, M (memory, mind) vormen, en de omgeving modelleren.

Elk (complex zelf-adaptief) systeem handhaaft zichzelf in haar omgeving door haar gedrag aan te passen aan de situaties uit een omgeving. Je doet dit “vanzelf” en “onbewust”. In een auto rij je, in een vergadering, vergader je. Thuis ben je thuis.

Kwartier maken en beschermen, Q
Het gedragssysteem Q reageert naar buiten, door zich te gedragen en de eigen interne processen te beschermen. Door te bewegen en haar vorm aan te passen. Vandaar, “kwartiermaker”, Q. De vorm van een gedrags­systeem vormt een “model” van de omgeving, zoals de vorm van een schip past bij de zee of een rivier. Dergelijke vormen vormen zichzelf en zijn daardoor doelgericht naar de aard van de omgeving (teleologisch).

Je lichaam heeft zich aangepast aan je omgeving, niet alleen je houding, maar ook je beroep, kleding, taal, cultuur en bovenal, “je werk”. Zo werkt je Q.

In een organisatie bestaat Q uit de medewerkers, die “werken”. Het gebouw, de werkkleding, logo’s en namen vormen “grenzen”.

Naar binnen reageert Q door het vormen van waarnemingssystemen of filters. Het gedragssysteem Q vindt aspecten uit, die aspecten van een situatie “waarnemen”. De waarnemingen “gaan door de grenzen heen”.

Filteren en waarnemen, F
Je ruikt geuren en proeft met smaak; je ziet beelden, hoort geluid, voelt de druk op je huid.  Je longen, darmen en zelfs organen, zoals hart, lever en nieren werken als filters. Deze filterprocessen F “passen zich aan” en “passen” daardoor bij een situatie. Wanneer je eet, ruik je meer; wanneer je rent, werkt je hart harder. In dit aanpassen “zoekt” Q naar de best passende aanpassingen, door “vergissingen” of “verrassingen” te minimaliseren. Je zoekt “veiligheid”.

In een organisatie vormen zowel de uitvoerende afdelingen als staffuncties de filters die waarnemen. De eersten door “te werken”, de tweede, zoals administratie, personeelszaken, kwaliteitsmanagement, door condities te scheppen”.

Modelleren en management, M
Uit deze wisselwerking tussen Q en F, volgt als vanzelf een innerlijke representatie van de situaties uit de omge­vingen in de vorm van geheugen (memory), of “modellen”. Je “herinnert” je situaties, weet “wat je kan verwachten”, herkent de patronen.

M heeft geen direct contact met toestanden uit de omgeving, maar slechts via (inter)acties, Q en informatie, F. M “gebruikt” Q en F om waar te nemen en zich te gedragen. M bevat geen model van de eigen processen, dus Q, F en M, “weten” niet hoe ze werken (“operationeel gesloten”).

Je weet niet, hoe je organen werken, je kent alleen hun gedrag. Je weet niet waar je gedachten vandaan komen, je ervaart alleen hun effect. Je bent gegroeid, zonder handleiding of instructie; vanzelf. Zonder er hier verder op in te gaan, gedraagt M zich als causaal model (Q) of model naar analogie (F) en gedraagt het geheel zich als een autoteleonomisch model.

In organisaties bestaat M uit management. Zowel op het niveau van een afdeling, als van een dochter en moeder-organisatie. Natuurlijk heeft ook elk team een eigen “management”, dat zich vaak uit in de vormen van rituelen.

Wet van Ashby

In alle gevallen, volgen SAS-systemen, de wet van Ashby. Complexiteit genereert complexiteit. De complexiteit van Q, F en M bevat de minimale vereiste variëteit in waarnemen en “besturen” van de omgeving. Zo bereik je “homeostase”, door het leren omgaan met veranderingen. Door vervolgens je omgeving aan te passen, kleding, woning, vereniging, bewerk je veiligheid.

Je bent zo complex, als je omgeving. In je auto rij je over de weg. Op de tennisbaan, beweeg je over het veld. Op je werk, werk je met collega’s, machines en klanten.

Ook organisaties organiseren zichzelf in steeds complexere verbanden. De “M”, vormt zich door middel van mythes, metaforen, modellen en management, Daarbij tracht “M” zowel de interne processen te beheersen als de omgeving. Na verloop van tijd, ontstaat altijd een situatie waarin het (interne) besturingsmodel aangepast moet worden. Vroeger kon daarbij de hulp van een consultant, trainer of coach ingeschakeld worden. Tegenwoordig is de situatie dermate complex, dat ook zij het “niet meer kunnen weten”. Dergelijke situaties vragen om een aparte wijze van veranderen: “katalyseren” of faciliteren.

mind@work methode
Vergaderingen zijn net zo complex, als de diversiteit van de deelnemers, de verschillende belangen, de achtergronden en de beoogde impact. Naar mate die groter zijn, neemt de behoefte aan een externe facilitator of katalysator toe.

De mind@work methode bestaat uit het begeleiden van groepen om hun modellen “op tafel” te krijgen. De meeste groepen werken “onbewust bekwaam”. Ze hebben een eigen “Model wat werkt”. Daardoor kunnen ze echter moeilijk omgaan met situaties waarin ze “bewust onbekwaam” zijn. Bijvoorbeeld door veranderingen in de technologie. de maatschappij of simpel weg door de eigen groei. Het uitvinden van perspectieven op een ander model, vormt de kern van de methode. Mind@work loodst de groep door die gevaarlijke passage.

Leer, hoe te vertrouwen op “wat werkt”. Meer weten: neem contact op.

About Jan Lelie

Met diversiteit kom je verder, wanneer je elkaar beter begrijpt.  Jan Lelie kan helpen. Ik faciliteer besluitvorming met behulp van mijn mind@work methode. Sommigen noemen het agile, anderen lean of serious play. Het zit er allemaal in. Daarnaast geef ik workshops en master classes aan professionals die zelf beter willen faciliteren.
This entry was posted in Ashby's Law, autopoiesis, complex, mind@work methode, model and tagged , , , , , , . Bookmark the permalink.